Faktury wystawiane drogą elektroniczną zaczynają w coraz większym stopniu zastępować dokumenty w tradycyjnej formie papierowej. Podyktowane jest to kwestiami związanymi zarówno z ochroną środowiska, względami ekonomicznymi, jak i koniecznością dostosowania obiegu dokumentów do postępującego rozwoju i obrotu gospodarczego. 

Wspomnieć również należy, że faktury elektroniczne są w pełni zgodne z prawem i równoważne dokumentom papierowym, o ile kontrahent udzieli zgody na wysyłanie ich w takiej formie. Niektórzy przedsiębiorcy mają jednak wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa danych przechowywanych w programach do fakturowania online. Czy rzeczywiście te obawy są uzasadnione? Przekonajmy się w niniejszym artykule.

Jak wygląda fakturowanie online?

Program do fakturowania online umożliwia wystawienie faktury w formie elektronicznej i przesłanie jej e-mailem do klienta. Wystawioną fakturę można również zapisać w formacie PDF na pulpicie swojego komputera. Fakturowanie online pozwala na wygenerowanie dokumentu sprzedażowego w prosty i szybki sposób. Dzięki systematycznym i stałym aktualizacjom wystawiane dokumenty sporządzone są zawsze na podstawie aktualnych i obowiązujących przepisów prawa w Polsce. Proces ten nie wymaga ręcznego wpisywania wszystkich danych kontrahenta. Większość oprogramowania oferuje funkcję polegającą na możliwości wprowadzenia tylko i wyłącznie samego NIP-u, na podstawie którego podstawiane są pozostałe dane klienta zaciągane z bazy GUS. 

Program dokonuje również samodzielnego wyliczenia kwoty netto i podatku Vat po uprzednim podaniu wartości brutto. Bez wątpienia, wystawianie dokumentów sprzedażowych za pośrednictwem oprogramowania online jest wygodne, bardzo intuicyjne i przyczynia się do znacznej oszczędności czasu przedsiębiorcy, który może przeznaczyć go na inne działania marketingowe i sprzedażowe prowadzące do zwiększania zysków w firmie.

Czy program do fakturowania online zapewnia bezpieczeństwo danych?

Program do fakturowania online zapewnia jego użytkownikom pełne bezpieczeństwo przechowywanych i przesyłanych za jego pośrednictwem danych. Korzystanie z tego rodzaju oprogramowania nie wymaga instalacji na komputerze jego wersji desktopowej, ponieważ korzystamy z niego z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu mamy pewność, że program nie stanie się ofiarą ataku hackerów, programów szpiegujących bądź groźnych wirusów komputerowych. 

Przedsiębiorca nie musi martwić się o to, że informacje te dostaną się w posiadanie osób trzecich, gdyż to na administratorze oprogramowania spoczywa obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych. Z tego też względu tak ważne jest, aby usługodawca zapewniał nam całodobowy monitoring oprogramowania oraz wykonywanie kopii bezpieczeństwa na obsługiwanych przez oprogramowanie serwerach.

Tym samym przechodzimy do kolejnej zalety związanej z użytkowaniem programu do fakturowania online. Wszystkie wygenerowane dane i dokumenty zapisywane są w tzw. chmurze. Dzięki niej nie musimy ani sporządzać kopii zapasowych dokumentów na swoim komputerze, ani też nie musimy się obawiać, że w przypadku awarii komputera lub dysku twardego, nasze dane bezpowrotnie zostaną utracone. Oprogramowanie online umożliwia całkowicie bezpieczny dostęp do wszystkich danych z każdego miejsca, z każdego urządzenia, 24 h na dobę. Warto również wiedzieć, że wszystkie dokumenty zapisane w chmurze są przechowywane przez cały okres określony przepisami prawa, dlatego też przedsiębiorca oszczędza miejsce, które musiałby wygospodarować na tak dużą liczbę dokumentów.

Jak bezpiecznie fakturować online?

Wybierając bezpieczny program do fakturowania online, należy zweryfikować czy wyposażony jest on w szyfrowany protokół bezpieczeństwa SSL zapewniający poufność i bezpieczeństwo przesyłanych danych. Dane do logowania są wówczas również bezpieczne i nie mogą zostać przechwycone przez osobę niepowołaną. Choć certyfikat SSL jest już raczej standardowo stosowanym rozwiązaniem, warto mimo wszystko zwrócić na ten aspekt uwagę, zanim zdecydujemy się na konkretne oprogramowanie.

Aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa przechowywanych w bazie danych dokumentów, trzeba pamiętać o ogólnie przyjętych zasadach logowania i ustalania hasła. Hasło powinno składać się z ciągu znaków odpowiedniej długości, zawierać litery małe i duże, cyfry i znaki specjalne. Większość programów do fakturowania jeszcze przed samym ustaleniem hasła narzuca nam jego minimalną długość. Chcąc odpowiednio zabezpieczyć konto użytkownika, powinniśmy ustalić hasło niebędące logicznie po sobie następującym ciągiem znaków (np. 123456) oraz okresowo je zmieniać.

Program do fakturowania online to nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie dla wielu firm. Nie ma podstaw do obaw związanych z bezpieczeństwem danych przechowywanych na serwerach obsługujących oprogramowanie, gdyż podlegają one stałym aktualizacjom i zapewniają pełne bezpieczeństwo informacji. Fakturowanie online to szybki, prosty, bezpieczny i skuteczny sposób na usprawnienie codziennych czynności związanych z wystawianiem dokumentów sprzedażowych oraz ze skutecznym zarządzaniem firmą.