Bieżące regulowanie należności wobec innych firm jest jednym z kluczowych czynników do zachowania prawidłowych relacji pomiędzy przedsiębiorcami, a także ważnym czynnikiem w zakresie troski o wizerunek firmy. Często jednak dochodzi do sytuacji, w której nabywca towaru lub usługi celowo, lub z przyczyn niezależnych od siebie spóźnia się z terminem zapłaty wystawionej faktury. Jak w takiej sytuacji wygląda proces naliczania odsetek?

Kiedy rozpocząć proces naliczania odsetek od niezapłaconej faktury?

Prawo daje możliwość naliczania odsetek już od pierwszego dnia, w którym minął termin na spłatę należności. Odsetki są naliczane aż do dnia, w którym dojdzie do uregulowania należności. Jeśli strona zadłużona dokona wpłaty poprzez przelew, za datę spłaty długu uznaje się dzień, w którym pieniądze wpłynęły na konto.  Kolejną ważną informacją jest to, że naliczone odsetki mogą ulec przedawnieniu w ciągu 3 lat.

W jaki sposób udokumentować naliczanie odsetek?

W praktyce popularne są dwa sposoby. Mianowicie, przedsiębiorca może dokumentować zadłużenie na kolejnych fakturach, a także może wystawić notę odsetkową, przy czym warto zaznaczyć, że nie jest to obowiązkiem. Warto pamiętać także o tym, że wystawienie noty odsetkowej i ogólne ściganie należności w postaci odsetek jest prawem przysługującym również w sytuacji, gdy nie ponosisz straty z tytułu opóźniającej się zapłaty, a także w sytuacji, gdy dłużnik nie spłaca zadłużenia z przyczyn niezależnych od niego.

Jak wyliczyć wysokość odsetek?

Odsetki umowne

Podczas zawierania umowy strony mogą ustalić wysokość odsetek za zwłokę, przy czym oczywiście nie mogą one przekraczać wysokości odsetek maksymalnych, których wysokość wynosi czterokrotność stopy kredytu lombardowego NBP.

W przypadku odsetek umownych uwzględniane są następujące kwestie:

• data, do której możliwe jest uregulowanie należności bez uiszczania odsetek,
• data, w której nastąpi koniec naliczania odsetek,
• stopa odsetek,
• sposób uiszczenia należności.

Odsetki ustawowe

Jeśli dojdzie do sytuacji, w której strony nie ustalą wysokości odsetek umownych, wówczas stosuje się odsetki ustawowe. Przy ich wyliczaniu brana jest pod uwagę stawka odsetek za opóźnienie w stosunku rocznym. Jest to wartość procentowa, która ulega zmianie na przestrzeni lat. Obecnie stawka ta wynosi 6%.

Aby wyliczyć dokładną wysokość odsetek ustawowych, należy pomnożyć wysokość należności przez stawkę odsetek za opóźnienie w stosunku rocznym (6%), co da Ci wysokość odsetek w skali roku. Następnie otrzymany wynik podziel przez 365 dni, by uzyskać wartość odsetek za dzień. Następnie pozostaje uzyskany w ten sposób wynik pomnożyć przez 29 dni. W ten sposób poznasz wartość odsetek należnych za opóźnienie w zapłacie na przestrzeni miesiąca.

Jak program do fakturowania online może pomóc w naliczaniu odsetek?

Wystawianie faktur i odzyskiwanie należności od dłużników to nierzadko żmudny i frustrujący proces. Dlatego też warto w ramach uproszczenia korzystać z nowoczesnych rozwiązań, dzięki którym proceder przebiegnie znacznie szybciej i wygodniej.

Korzystając z dedykowanego oprogramowania, możesz nie tylko wystawiać faktury, lecz też bezpośrednio z systemu wysyłać maile z przypomnieniem o zadłużeniu i jego wysokością. Ponadto, oprogramowanie dedykowane pozwala m.in. na automatyczne naliczenie odsetek powstałych w danym przypadku.

Dlaczego jeszcze warto postawić na nowoczesny program do fakturowania online?

Istnieje ku temu całkiem dużo powodów. Oprócz kwestii związanych m.in. z szybkim wystawianiem faktur oraz możliwości tworzenia nielimitowanej ilości kont z dostępem przyznawanym pracownikom, czy też swobodnego wyboru wersji językowej programu, warto wspomnieć także o znacznie większej kontroli nad dokumentacją w firmie.

Koniec z przepełnionymi segregatorami, teczkami, szafkami i ginącymi dokumentami. Odpowiedni program do fakturowania online sprawi, że wszystkie niezbędne dokumenty masz w jednym miejscu i są one w pełni bezpieczne, jako że są one przechowywane w serwerowni na terenie kraju. Takie rozwiązanie pozwala chronić środowisko – e-faktura to jeden ze sposobów na zaoszczędzenie licznych drzew, jakie mogłyby zostać przeznaczone na papier.