Kompetencje audytora wewnętrznego systemu zarządzania jakością ISO

Analiza

Audytorzy odgrywają niezwykle ważną rolę w procesie certyfikacji systemów zarządzania, odpowiadając za sprawdzanie zgodności wdrażanych zmian z ogólnymi wymaganiami stosowanej normy i doradzając w zakresie technik pracy z normą czy obszarów, które ich zdaniem wymagają dalszej pracy i poprawy. Audytor wewnętrzny ma tu zadanie szczególne, gdyż najczęściej jest on wewnętrznym pracownikiem firmy i jego praca będzie wykraczała swoim zakresem poza okres wdrażania zmian – auditor wewnętrzny wspomaga firmę w spełnianiu wymagań ISO w trakcie certyfikacji i długo po jej uzyskaniu, kontrolując i doradzając wszędzie tam, gdzie to konieczne. To właśnie audytorzy wewnętrzni odpowiadają za przeanalizowanie luk w obecnym systemie zarządzania i znalezienie obszarów wymagających poprawy przed poddaniem się certyfikacji oraz późniejsze sprawdzanie, czy wprowadzane zmiany działają i czy nowy, certyfikowany system nie wymaga dodatkowych poprawek. Jak wyglądają jednak poszczególne zadania i kompetencje auditora wewnętrznego?

Praca audytora wewnętrznego – najważniejsze zadania w procesie certyfikacji

Audyty wewnętrzne są niezbędnym elementem procesu certyfikacji systemów zarządzania ISO, pozwalającym na kontrolowanie skuteczności wprowadzanych zmian i analizę ich zgodności z wymaganiami normy. To właśnie od audytu wewnętrznego rozpoczyna się cały proces dążenia do uzyskania certyfikatu ISO – tzw. analiza luk przeprowadzana przez firmę w celu znalezienia obszarów systemu zarządzania niezgodnych z określonymi wymaganiami ISO jest podstawą do projektowania poprawek w systemie zarządzania i punktem wyjściowym dla całego procesu doskonalenia działań firmy.

Osobą odpowiedzialną za kierowanie audytami wewnętrznymi, sprawdzanie dokładności prowadzonych kontroli, dokumentowanie wprowadzanych przez firmę zmian i dostrzeżonych nieprawidłowości jest oczywiście audytor wewnętrzny, którego rolę przejmuje niejednokrotnie wewnętrzny pracownik firmy znający treść i zasady funkcjonowania konkretnej normy ISO, przeszkolony pod kątem prowadzenia tego typu audytów i przygotowany do pełnienia roli nadzorcy procesu wdrażania i certyfikacji systemu zarządzania jakością ISO.[1]

Jednym z pierwszych zadań auditora wewnętrznego po objęciu stanowiska będzie przeprowadzenie własnej analizy luk, czyli audytu wstępnego pozwalającego mu uzyskać pełen obraz działań firmy i zrozumieć schematy kierujące jej codziennym funkcjonowaniem.

To na ich podstawie audytor będzie w stanie skompletować dokumentację niezbędną do przygotowania strategii działania w trakcie tworzenia i wdrażania nowego systemu zarządzania jakością opartego o ISO oraz doradzić w sprawie ewentualnych zmian korzystnych z punktu widzenia nowego systemu zarządzania i zgodności firmy z wybraną normą.

Do roli audytora wewnętrznego należało będzie nie tylko dokumentowanie i raportowanie wszelkich błędów w obecnym systemie zarządzania czy tych popełnianych podczas wdrażania nowego systemu, ale też aktywne doradzanie zespołowi zajmującemu się wdrażaniem nowego systemu zarządzania w zakresie wymagań normy i proponowanych działań prowadzących do ich spełnienia.[2]

Audytor wewnętrzny nie jest wbrew pozorom surowym kontrolerem, którego rola ogranicza się do ekspertyzy w zakresie ISO i znajdowania błędów w działaniach firmy – choć wielu audytorów jest w ten sposób postrzeganych przez osoby niechętne do wdrażania zmian, w praktyce kontakt z audytorem może pomóc im zrozumieć zasadność ich wprowadzania i korzyści, jakie płyną z zastosowanych nowości systemowych.

Do ważniejszych zadań audytora wewnętrznego należało będzie wspieranie firmy w dążeniu do zrównoważonego rozwoju i ciągłej zgodności z najwyższymi standardami jakości w branży, w której działa dana firma. Auditor może wspomóc firmę w budowaniu wewnętrznego systemu komunikacji błędów czy nawet całego systemu zarządzania poprzez ciągły kontakt z poszczególnymi pracownikami firmy, w tym także osobami bezpośrednio dotykanymi przez wprowadzane zmiany i znającymi najlepiej charakterystykę działań firmy.

Podstawowe cechy charakteru i kompetencje auditora wewnętrznego

Aby audytor wewnętrzny mógł wykonywać swoje zadania jak najlepiej i faktycznie wspierać firmę w dążeniu do uzyskania certyfikatu ISO, jego cechy charakteru i etyka pracy powinny jak najlepiej wpisywać się w charakterystykę audytora idealnego. Ten powinien być przede wszystkim osobą z doskonałą znajomością zagadnień konkretnej normy ISO zarówno pod kątem brzmienia jej treści, jak i różnorodnych metod jej interpretacji w kontekście działań danej branży i jego firmy.

Jak doskonale wiadomo, normy ISO nie dają wyraźnych wskazówek działań dozwolonych i zabronionych, a jedynie wskazują standard do jakiego firmy mają w swoich działaniach dążyć. Im bardziej naturalnie i swobodnie w rozumieniu zapisów normy czuje się auditor wewnętrzny, tym łatwiej będzie mu doradzać firmie odnośnie działań możliwych do wdrożenia w celu poprawy funkcjonowania systemu zarządzania jakością.[3]

Wśród ważniejszych cech charakteru dobrego audytora wewnętrznego wymienia się przede wszystkim całkowitą bezstronność i obiektywność, a także umiejętność wnikliwej analizy sytuacji i spostrzegawczość, które będą miały bezpośredni wpływ zarówno na dokładność prowadzonych auditów wewnętrznych, jak i cały proces wdrażania i certyfikacji systemu zarządzania jakością. Choć więc osobą przejmującą rolę audytora wewnętrznego w firmie jest często pracownik mający swoje miejsce w szeregach firmy od dawna, w trakcie prowadzenia działań audytowych jego wnioski i raporty muszą charakteryzować się pełną niezależnością od własnych powiązań z firmą.

Dobry audytor wewnętrzny to osoba sumienna, której działania charakteryzują się wysoką etyką pracy i pełnym poszanowaniem dla obowiązujących w trakcie audytów wewnętrznych oficjalnych reguł i schematów. Warto pamiętać bowiem, że audytor wewnętrzny nie zostaje zwyczajnie mianowany na swoją rolę – aby mógł prowadzić oficjalne audity wewnętrzne, audytor musi odbyć odpowiednie szkolenie potwierdzające jego kompetencje i uprawniające go do kompletowania dokumentacji audytowej wykorzystywanej na późniejszym etapie certyfikacji przez audytorów zewnętrznych.

Omawiając kompetencje audytorów wewnętrznych nie sposób nie zauważyć, że ich praca wydaje się być odseparowana od naturalnej dynamiki działań firmy, a sama osoba audytora może sprawiać wrażenie wszystkowiedzącego kontrolera poszukującego wyłącznie błędów w działaniach firmy. Obraz ten jest jednak zupełnie nieprawdziwy – audytor musi być skuteczny w pracy zespołowej i pracować tak, by traktowano go jako wewnętrznego doradcę do spraw ISO. Pracownicy mogą nie raportować mu błędy, ale też sugerować zmiany które według nich zadziałałyby na danym stanowisku znacznie lepiej. Dobre relacje pomiędzy pojedynczymi pracownikami firmy na dowolnym szczeblu jej hierarchii a audytorem wewnętrznym gwarantują łatwiejszy do przetrwania i skuteczniejszy w swoim przebiegu proces wdrażania systemu zarządzania jakością ISO.[4]

Audit wewnętrzny i jego rola w procesie certyfikacji ISO

Rzetelne i szczegółowe audyty wewnętrzne to jedyny sposób na sprawdzenie skuteczności działań firmy w odniesieniu do stosowanej normy ISO i opracowanie strategii wdrażania zmian poprawiających zgodność systemu zarządzania firmy z międzynarodowymi standardami jakości. Od doświadczenia i zaangażowania prowadzącego je audytora zależało będzie nie tylko nastawienie pracowników do zmian, ale i powodzenie całego przedsięwzięcia.

Utrzymanie raz uzyskanego certyfikatu ISO bywa równie trudne, jak jego uzyskanie i to właśnie dzięki skutecznym audytorom wewnętrznym wielu firmom udaje się pracować w zgodzie z obowiązującymi normami bez większych przeszkód i nieprawidłowości.

[1] https://samorzad.infor.pl/sektor/finanse/audyt_i_kontrola/388644,Audytorow-obowiazuja-miedzynarodowe-standardy.html

[2] https://www.iso.org

[3] https://www.bizmanualz.com/job-descriptions/iso-9001-job-descriptions/internal-quality-auditor-job-description

[4] https://www.dnvgl.pl/assurance/index.html