Aby konferencja naukowa okazała się sukcesem, musimy skrupulatnie zaplanować cały jej przebieg i zadbać o każdy szczegół wydarzenia – od wyboru stosownego miejsca, po zapewnienie poczęstunku gościom. Prawdziwym wyzwaniem w trakcie organizacji okazuje się zarówno przygotowanie spotkania, jak i bezbłędne przeprowadzenie uczestników przez wszystkie panele i dyskusje.

Nie zawsze jednak możliwe jest przewidzenie każdej niezapowiedzianej zmiany czy trudności, które pojawią się w trakcie wydarzenia. Jak zatem poradzić sobie z profesjonalną organizacją konferencji naukowej?

Planowanie konferencji naukowej

Najważniejszym elementem organizacji konferencji naukowej jest odpowiednio doszlifowany plan, który pozwoli stworzyć wyjątkowe wydarzenie i uniknąć niepotrzebnego stresu. W trosce o komfort każdego z prelegentów i słuchaczy osoba odpowiedzialna za organizację konferencji powinna dostosować ją do potrzeb wszystkich uczestników, sprawiając, że zostanie ona na długo zapamiętana.

Pozytywny odbiór konferencji zależy zarówno od jej przygotowania, jak i bezproblemowego przebiegu.  Dlatego tak ważne jest szczegółowe opracowanie planu i jego skrupulatna realizacja, obejmująca każdy aspekt spotkania. Organizator powinien ponadto zdawać sobie sprawę z czekających na niego wyzwań i wystrzegać się często powielanych błędów.

O czym nie można zapomnieć, organizując konferencję naukową?

Ważnym punktem każdego spotkania naukowego są prelekcje oraz dyskusje, czyli wszystko to, co związane z tematem konferencji. Równie istotne okazują się jednak elementy mniej oczywiste, o które musi zadbać organizator, takie jak:

• odpowiednie nagłośnienie,
• wyposażenie sali konferencyjnej,
• dogodna lokalizacja,
• catering wysokiej jakości.

Osoba zajmująca się przygotowaniem konferencji naukowej powinna pamiętać także o pilnowaniu terminów i odpowiednio wczesnej rezerwacji lokalu czy cateringu, tak by nie szukać ich w ostatniej chwili. Umożliwia to wybór miejsc i firm, które sprostają naszym oczekiwaniom i zadowolą zaproszonych gości.

Wyzwania, czekające na organizatorów konferencji

Organizacja konferencji naukowych to skomplikowana praca, która potrafi sprawić wiele niespodziewanych trudności.  Zadania, z którymi musi zmierzyć się osoba odpowiedzialna za przebieg tego wydarzenia, wymagają sporej kreatywności i cierpliwości.

Nieprzewidziane spóźnienie prelegenta

Do jednego z takich wyzwań zaliczyć można sytuacje awaryjne, kiedy organizator musi poradzić sobie np. ze spóźnieniem lub niepojawieniem się prelegenta. Doświadczony realizator powinien mieć zawsze przygotowany plan na taką ewentualność i móc kontynuować konferencję, mimo wprowadzonych zmian. Brak pomysłu, w jaki sposób poradzić sobie z taką sytuacją może doprowadzić do sporych opóźnień lub nadprogramowych przerw, z których uczestnicy nie są zwykle zadowoleni.

Awaria sprzętu

Równie istotnym zadaniem podczas przygotowania takiego wydarzenia okazuje się dokładne sprawdzenie sprzętu i upewnienie się, że zarówno nagłośnienie, jak i mikrofony działają bez zarzutu. Awaria któregoś z nich może nie tylko zakłócić, ale i czasami zniweczyć całą konferencję, jeśli goście nie będą w stanie usłyszeć, o czym mówi prelegent. Mimo że problemy techniczne zwykle nie są zależne od nas, wyraźnie wpływają na odbiór spotkania oraz jego późniejszą ocenę.

Błędy popełniane podczas organizacji konferencji naukowej

Aby konferencja naukowa okazała się sukcesem, organizator musi wystrzegać się wszelkich możliwych uchybień w trakcie przygotowywania wydarzenia. Do podstawowych błędów popełnianych przy organizacji konferencji zaliczyć można:

• rezerwację zbyt małej sali konferencyjnej,
• niewystarczający catering,
• literówki w nazwiskach prelegentów,
• zakłócenia przebiegu konferencji.

Każda z tych nieprawidłowości może prowadzić do niezadowolenia uczestników, a w konsekwencji do całkowitej porażki organizacyjnej. Aby temu zapobiec, warto skrupulatnie przestrzegać planu, odpowiednio wcześnie przemyśleć każdy aspekt spotkania oraz starać się przewidzieć możliwe zmiany w programie konferencji.

Jak zadbać o uczestników konferencji naukowej?

Istotnym szczegółem podczas organizacji wydarzeń naukowych jest także odpowiednia komunikacja z zaproszonymi gośćmi. Często osoba odpowiedzialna za spotkanie zapomina, że to właśnie jego uczestnicy stanowią trzon całej konferencji. Dlatego tak ważne jest, by poinformować ich o przebiegu wydarzenia oraz wszystkich pojawiających się zmianach – dotyczących miejsca, terminu czy prelegentów.

Na zadowolenie uczestników wpływają zarówno komunikaty dostarczane przed spotkaniem, jak i te uzyskane tuż po nim. Materiały z konferencji w postaci wniosków czy podsumowań powinny zostać dostarczone do wszystkich gości, w niewielkim odstępie czasu od zakończenia spotkania.