Inspektor Ochrony Danych (IOD) jest osobą, której zadaniem będzie pomoc organizacjom w przestrzeganiu przepisów o ochronie danych osobowych i pośredniczenie w rozmowach pomiędzy organizacją, Urzędem Ochrony Danych Osobowych a osobą, której dane są przez organizację przetwarzane. IOD pomaga też przy sporządzaniu oceny ryzyka i oceny skutku ochrony danych osobowych. Jeśli przepisy wymagają jego powołanie, zobowiązane do tego organizacje i instytucje mogą wyznaczyć do roli osobę zatrudnioną w charakterze IOD lub skorzystać z usługi outsourcingu IOD niosącej za sobą wiele korzyści. Na czym polega outsourcing funkcji IOD i jakie zadania są w ramach tej usługi wykonywane?

Na czym polega outsourcing IOD?

Outsourcing IOD to proces wynajęcia zewnętrznego podmiotu, który w imieniu korzystającej z usługi instytucji zajmie się dopilnowaniem poprawności gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. Z outsourcingu IOD korzystają najczęściej firmy i instytucje, które zostały prawnie zobowiązane do powołania Inspektora Ochrony Danych i korzystania z jego działań w celu poprawy zabezpieczeń przetwarzanych danych osobowych. Usługa outsourcingu pozwala zmniejszyć koszty związane z utrzymaniem własnego IOD, jednocześnie gwarantując dostęp do doświadczonych specjalistów doskonale rozumiejących charakter pracy IOD i zdolnych wykonywać swoją rolę na najwyższym poziomie.

Inspektor Ochrony Danych jest niezbędny dla administratorów i podmiotów przetwarzających dane, w tym:

• podmiotów publicznych,
• podmiotów, których główna działalność polega na operacjach przetwarzania danych na dużą skalę,
• podmiotów, których główna działalność polega na przetwarzaniu szczególnych kategorii danych osobowych, w tym danych dotyczących stanu zdrowia, finansów itp.

Zatrudnienie IOD z zewnątrz w postaci outsourcingu usługi pozwala ograniczyć czas i energię firmy zajmującej się przetwarzaniem danych – gwarantuje sprawną obsługę wszystkich formalności leżących w obowiązkach IOD przez specjalistę, pozostawiając na barkach firmy odpowiedzialność za samą kwestię zbierania i przetwarzania danych.

Outsourcing IOD powinien pozwalać na wybór pakietu usług dopasowanego do potrzeb i możliwości danej firmy – nie wszystkie instytucje i organizacje przetwarzające dane osobowe będą wymagały równie rozległego zakresu prac Inspektora Ochrony Danych. Outsourcing to oszczędność czasu i zasobów dająca pewność, że wszystkie obowiązki IOD zostaną wypełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czynności wykonywane w ramach outsourcingu IOD

Osoba powołana na Inspektora Ochrony Danych w ramach usługi outsourcingu IOD zajmuje się w firmie dokładnie tym, co wymagane jest prawnie od organizacji i podmiotów zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych. IOD skupia się w m.in. na identyfikacji procesów przetwarzania danych osobowych, w tym zasad ich przetwarzania, zgodności ich przetwarzania z prawem czy realizacji obowiązku przejrzystego informowania o przetwarzaniu danych. Większość zadań zlecanych Inspektorowi Ochrony Danych jest realizowana w ramach audytu bezpieczeństwa informacji.

Podczas audytu, Inspektor Ochrony Danych sprawdza czy badana organizacja:

• Wypełnia obowiązek informacyjny o przetwarzaniu i gromadzeniu danych,
• Realizuje prawo umożliwienia dostępu do danych osobowych osobie, której dane dotyczą,
• Realizuje prawo do sprostowania i usuwania danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także do sprzeciwu.

IOD sprawdza też, czy wszystkie obowiązki w zakresie informowania o przetwarzaniu danych są realizowane względem osób, których dane dotyczą obowiązku informacyjnego. Podczas audytu bezpieczeństwa informacji IOD upewni się, czy zachowane zostały zasady dotyczące zabezpieczenia danych osobowych, w tym czy realizowany jest obowiązek regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Wszystkie działania podejmowane w ramach audytu i podczas pracy IOD mają na celu uniknięcie sytuacji, w których przetwarzanie danych jest niezgodne z obowiązującymi przepisami lub w których wrażliwe dane są wystawione na bezpośrednie zagrożenie utraty integralności, poufności i bezpieczeństwa.

Decydując się na outsourcing IOD u zaufanej firmy działającej na tym polu od wielu lat można mieć pewność, że powołany Inspektor Ochrony Danych skupi się na wszystkich aspektach związanych z ochroną danych osobowych i sprawdzi adekwatność stosowanych zabezpieczeń oraz obowiązujących w organizacji zasad zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu i osobie, której dane dotyczą. Firmy prowadzące takie usługi są najczęściej ekspertami w dziedzinie bezpieczeństwa IT i mogą zagwarantować wysoką skuteczność działań również w zakresie poprawy bezpieczeństwa środowiska informatycznego wpływającego na bezpieczeństwo danych.