Jak sama nazwa wskazuje, faktura korygująca ma na celu usuwanie oraz poprawianie błędów. Czyni ją to dość specyficznym dokumentem księgowym, wystawianym tylko w ściśle określonych sytuacjach, takich jak: zwrot towaru, pomyłka w jakiejkolwiek części faktury lub gdy dokonano z jakiegoś powodu obniżki cen/stawek. Ze względu na okoliczności wystawiania, można wyróżnić trzy grupy faktur korygujących: zwiększające podstawę opodatkowania, zmniejszające podstawę opodatkowania oraz stwierdzające inne pomyłki. Sytuacje te są dokładnie określone w art. 106j ust.1 ustawy o VAT [Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług z późniejszymi zmianami – tekst jednolity 2020.01.23  (Dz. U. z 2020 r. poz. 106)].

Fakturę korygującą możemy wystawić w programach do fakturowania online takich jak Melpe.

Elementy faktury korygującej

W ust. 2 tego samego artykułu znajdziemy informację o tym, jakie elementy powinna zawierać ustawa korygująca. Są one dość podobne do tych występujących na zwykłej fakturze, ale jednak występują pewne różnice, o których należy pamiętać. Pierwszą z nich jest nazwa. Omawiany tutaj dokument powinien nosić nazwę „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”. Musi się na nim znajdować data wystawienia; kolejny numer; dane z faktury, której dotyczy faktura korygująca (określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, a także nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą) oraz przyczyna korekty. Nie mniej ważnym elementem, jest umieszczenie prawidłowej treści skorygowanych pozycji, jeśli zmiana nie miała wpływu na opodatkowanie lub dodanie do nich […].

Ile czasu na wystawienie faktury korygującej

Czasu na wystawienie faktury korygującej, jest stosunkowo dużo, bo jest to aż pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, jeśli faktura została wydana w lipcu 2018 roku, to można ją korygować aż do końca roku 2023.

Warto jednak pamiętać, że istnieją szczególne przypadki, kiedy faktura korygująca nie może zostać wystawiona. Jej wydawane przysługuje tylko zarejestrowanym płatnikom VATu. Jeśli więc, z jakiegoś powodu, sprzedający zaprzestał prowadzenia działalności, to faktura korygująca nie może zostać wystawiona.

Jak zaksięgować fakturę korygującą?

Księgowanie faktur korygujących od lat nastręcza przedsiębiorcom wielu problemów. Te utrudnienia biorą się z tego, że dla organów podatkowych, przy księgowaniu faktur korygujących, trzeba odnieść się do pierwotnego dokumentu i okresu, jaki on obejmuje. Cofanie się w dokumentacji, może się wiązać z koniecznością złożenia korekty zeznania rocznego, a tego większość przedsiębiorców i ich księgowych, wolałaby uniknąć.

Faktury korygujące są pod specjalnym nadzorem administracji skarbowej, gdyż były, dość często wykorzystywane w tzw. karuzelach vatowskich, które służyły nieuczciwym podatnikom do wyłudzania zwrotów podatku VAT, który przeważnie nie był uiszczony. Od czasu wprowadzenia centralnej ewidencji dokumentów, każdy przedsiębiorca, będący płatnikiem podatku VAT, zobowiązany jest do wysyłania co miesiąc specjalnego dokumentu elektronicznego JPK_VAT, który umożliwia organom podatkowym wychwycenie wszelkich nieprawidłowości w rozliczeniach podatku VAT.

Bardzo istotną sprawą, skrupulatnie badaną podczas kontroli rozliczania podatku VAT, jest potwierdzenie dostarczenia faktury korygującej, do podmiotu, który był odbiorcą faktury pierwotnej. Organy kontrolne wymagają wysyłki faktur korygujących listami poleconymi ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W przypadku braku takiego potwierdzenia odmawiają podatnikom zwrotu podatku VAT. Dość często podatnicy toczą spory przed sądem z urzędami skarbowymi, gdyż zdarza się, że faktury korygujące, jak i wszelkie inne dokumenty handlowe, są przesyłane za pomocą poczty elektronicznej w postaci skanów lub dokumentów wygenerowanych stricte programowo. Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na wysyłanie faktur korygujących pocztą elektroniczną, warto zasięgnąć porady u swojego doradcy podatkowego. Jeśli nie jest to możliwe, to lepiej zastosować się do zaleceń urzędników i wysyłać te faktury listem poleconym, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Taka usługa jest płatna zaledwie 10 zł, a nie wykonanie jej może skutkować latami spędzonymi w sądach, próbując odzyskać nadpłacony podatek VAT.