24 maja 2016 roku Parlament Europejski i Rada Unii Europejskiej przyjęły nowe rozporządzenie. Rozporządzenie dotyczące przetwarzania danych osobowych, w skrócie RODO.

Od tamtego momentu wszystkie firmy działające na terenie Unii Europejskiej, które w zakresie swojego działania zajmują się gromadzeniem danych na temat osób fizycznych muszą przestrzegać konkretnych reguł i zasad. Jakie zmiany dotknęły przez to i polskich przedsiębiorców? Jakie są najistotniejsze informacje na temat nowego rozporządzenia dotyczącego przetwarzania danych osobowych?

Co zakłada polityka RODO?

Polityka RODO zakłada, że dzięki niej wszyscy konsumenci będą bardziej świadomi – między innymi tego, jak wykorzystywane są ich dane osobowe. Na przykładzie prężnie funkcjonujących w dzisiejszej dobie sklepów internetowych można łatwo i szybko wyjaśnić na czym to polega.

Internetowe sklepy od chwili wprowadzenia RODO mają obowiązek wprowadzenia pewnych zmian do swoich regulaminów. Muszą poinformować klientów o tym w jakim celu i przede wszystkim w jaki sposób gromadzone dane są przetwarzane. Poza tym muszą też dać gwarancję tego, że zebrany materiał nie będzie w żaden sposób udostępniamy innym podmiotom. Co więcej, klienci mogą w każdej chwili zgłosić administratorowi, że wyrażają chęć zaprzestania dalszego przetwarzania ich danych. W razie jakichkolwiek naruszeń przysługuje im też prawo do złożenia skargi.

Najważniejsze zmiany wprowadzone wraz z RODO

Wraz z RODO w przestrzeni biznesowej i politycznej pojawiły się zupełnie nowe pojęcia, jak choćby profilowanie czy pseudonimizacja. Pierwsze pojęcie odnosi się do przewidywania tego, co klient danego sklepu internetowego kupi przy okazji kolejnych zakupów. Proces ten umożliwiają oczywiście zebrane na jego temat dane. Z kolei pseudonimizacja, to proces przypisywania konkretnych danych do określonej osoby.

Oprócz dwóch kluczowych i nowych pojęć, istnieje jeszcze cały szereg pobocznych zwrotów. Powstała na przykład definicja zgody na przetwarzanie danych osobowych. O co w niej chodzi i czego dotyczy? Jest to rozporządzenie, które mówi o tym, iż wyrażenie zgody powinno mieć formę oświadczenia lub jednoznacznego i wyraźnego w swym przekazie działania potwierdzającego.

RODO od podstaw z pomocą prawnika

Za nieprzestrzeganie wszystkich zasad wprowadzonych w ramach RODO  lub nieprawidłowości w tym zakresie, grożą dotkliwe kary. Za całkowity brak wdrożenia tym bardziej. Tu kara sięgać może bowiem nawet 20 mln Euro, a w przypadku firmy –  do 4% jej całkowitego rocznego obrotu.

I choć kwoty te wydają się być zawrotne i wprost nierealne, nie należy podchodzić do tematu lekceważąco. Pierwsze finansowe konsekwencje już są na niektóre przedsiębiorstwa nakładane.

Co zatem zrobić, jeśli mamy jakiekolwiek wątpliwości związane z RODO, a chcemy „być w prawie”? Najlepiej w takiej sytuacji skorzystać z pomocy specjalistów. I tu trzeba być jednak ostrożnym. Bo choć na rynku funkcjonuj dość dużo podmiotów oferujących wdrożenie unijnego rozporządzenia o ochronie danych, to często swoim klientom dają one gotowe rozwiązania – standardowe zestawy dokumentów, które wcale nie pasują do typu prowadzonej działalności.

W takiej sytuacji warto poszukać wnikliwiej. We Wrocławiu działa na przykład Kancelaria Prawna KHG Group, która przygotowuje szyte na miarę konkretnej firmy wdrożenia RODO. Rozwiązania proponowane przez sztab specjalistów nie tylko usprawniają procesy biznesowe, ale również oferują konkretne narzędzia pracy w tym zakresie. Kompleksowe przygotowania do stosowania w teorii i praktyce europejskiego rozporządzenia składają się tu z etapów takich, jak: audyt wstępny, raport z zaleceniami, analiza rynku, przygotowanie dokumentacji wdrożeniowej, a także weryfikacja wdrożonych zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych.

Gdy z pomocą specjalistów z wrocławskiej kancelarii udać nam się wdrożyć poszczególne kwestie w życie, nadal możemy jednak korzystać z ich pomocy. Wsparcie firmy w utrzymaniu i rozwijaniu wdrożonego systemu ochrony danych osobowych jest przecież tak samo ważne, co sam start w tym temacie. Tu prawnicy służą radą w zakresie przeprowadzania cyklicznych audytów kontrolnych, pełnienia funkcji i obowiązków inspektora ochrony danych osobowych, a także wsparcia pracownika, który jest odpowiedzialny za pełnienie funkcji inspektora ochrony danych osobowych w danym przedsiębiorstwie.